Aviso de privacidad

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Tenga en cuenta lo siguiente: este Aviso de privacidad solo rige el procesamiento que hacemos de la Información personal en Estados Unidos. Puede consultar aquí nuestros avisos de privacidad adicionales según la región.

Para residentes de California y algunos otros estados de EE. UU.: Aviso en el momento de la recopilación

Entrata, Inc. y sus entidades afiliadas (colectivamente, “Entrata”, “nosotros”, “nos”, “nuestro”, “nuestra”) se comprometen a proteger la privacidad individual y a mantener la confianza de nuestros clientes, que suelen ser administradores de propiedades inmobiliarias residenciales y comerciales y propietarios (“Clientes”), los usuarios de nuestros servicios que son empleados o contratados por nuestros Clientes (“Personal del cliente”), y los visitantes de nuestros sitios web (“Visitantes”) (colectivamente, “usted”, “su”). Entrata ofrece un conjunto de productos y servicios de administración de propiedades a través de una plataforma unificada que ayuda a nuestros Clientes a automatizar y simplificar tareas complejas, que incluyen mercadotecnia y arrendamiento, gestión y comunicación de inquilinos, contabilidad, cumplimiento y administración de servicios públicos (los “Servicios”).

Para nosotros, es importante ofrecer transparencia con respecto a la recopilación, el uso y la divulgación de información relacionada con una persona o que pueda vincularse razonablemente a una persona (“Información personal”). Este Aviso de privacidad rige nuestra recopilación, uso y divulgación de la Información personal de los Clientes, el Personal del cliente y los Visitantes en relación con los Servicios, incluso de los sitios web que controlamos y que se vinculan a este Aviso de privacidad (“Sitios”). También describe los derechos y opciones disponibles en relación con nuestro uso de la Información personal. 

Importante: Este Aviso de privacidad no aplica a Residentes ni a Futuros residentes.  Nuestras obligaciones de privacidad con respecto a la Información personal de los Residentes se rigen únicamente por los acuerdos bajo los cuales se brindan los Servicios a nuestros Clientes y la legislación aplicable. Entrata normalmente no tiene una relación directa con los residentes o solicitantes de nuestros Clientes (“Residentes”), y simplemente alojamos o procesamos la Información personal de los Residentes (“Datos del cliente”) en nombre de nuestros Clientes en nuestra calidad de proveedor de servicios. Nuestros Clientes, como controladores de datos, son responsables de cumplir con cualquier regulación o ley que requiera proporcionar aviso, divulgación u obtener consentimiento antes de recopilar los Datos del cliente.  Si es residente y tiene alguna pregunta sobre cómo su administrador de propiedad (es decir, un Cliente que utiliza nuestros Servicios) recopila, almacena o utiliza su Información personal, comuníquese directamente con su administrador de propiedad.

Además, este Aviso de privacidad no rige la recopilación, el uso y la divulgación de Información personal a través de los sitios web de ProspectPortal, que crean nuestros Clientes para facilitar la comunicación y las transacciones entre los Clientes y sus inquilinos actuales y potenciales. Los datos de los clientes obtenidos a través de los sitios web de ProspectPortal se rigen por los avisos de privacidad de nuestros Clientes.

Los Sitios pueden contener vínculos a otros sitios web de terceros. Las prácticas de información y el contenido de estos sitios web de terceros se rigen por sus propios avisos de privacidad. Lo invitamos a que revise los avisos de privacidad de dichos sitios web de terceros, a fin de comprender sus prácticas de gestión de la información.

Actualizaremos este Aviso de privacidad periódicamente para reflejar los cambios en nuestras prácticas, tecnologías, requisitos legales y otros factores.  Le informaremos cuando actualicemos este Aviso actualizando la leyenda “Última actualización” en la parte superior u otros medios apropiados.  Cualquier cambio entrará en vigencia cuando publiquemos el Aviso de privacidad revisado en los Servicios.

Información personal que recopilamos

Recopilamos Información personal de varias formas, como cuando usted: visita los Sitios, utiliza los Servicios, realiza una transacción o acuerdo contractual con nosotros, participa en nuestros programas o actividades (por ejemplo, nuestros concursos, seminarios web en línea, Summit y Basecamp), proporciona Información personal en eventos y ferias del sector, visita nuestras instalaciones o cuando le visitamos en sus oficinas, se pone en contacto con nuestro servicio de atención al cliente o realiza cualquier consulta y comunicación con nosotros. También recopilamos Información personal de otras fuentes, como bases de datos de acceso público y socios conjuntos de mercadotecnia.

Recopilamos las siguientes categorías de Información personal:

• Identificadores personales, como nombre y apellido, dirección de correo electrónico, nombre de cuenta o credenciales de inicio de sesión, identificadores emitidos por el gobierno (por ejemplo, número de Seguro Social), documentos de identidad emitidos por el gobierno (por ejemplo, licencia de conducir).
• Información de registros, como nombre, información de contacto, firma, dirección de correo electrónico, número de teléfono, información financiera, incluido el número de cuenta financiera, número de cuenta bancaria, números de tarjetas de crédito o débito e información laboral.
• Información de empleo, como nombre del empleador o afiliación a la empresa, puesto de trabajo, dirección de correo electrónico del trabajo y número de teléfono del trabajo.
• Información comercial, como transacciones, credenciales de acceso a servicios y plataformas en línea, número de cuenta bancaria, números de tarjetas de crédito o débito, información crediticia, información de cuenta financiera, correo electrónico comercial, teléfono comercial, saldos de cuentas, información de facturación y registros de ventas, compras y usos.
• Información de la actividad en Internet o en la red, como el historial de navegación y las interacciones con nuestros anuncios. 
• Datos de audio, como el contenido electrónico producido por personas que utilizan nuestros sistemas, incluidas las comunicaciones interactivas y de voz en línea, como a través del correo electrónico, el teléfono o las sesiones de red.
• Inferencias que se extraen de cualquier Información personal enumerada anteriormente para crear un perfil sobre, por ejemplo, las preferencias, características o comportamiento de una persona.

Información personal confidencial: cierta Información personal que recopilamos se define bajo ciertas leyes como “información personal confidencial”.  La información personal confidencial que recopilamos incluye el número de Seguro Social, el inicio de sesión de la cuenta del cliente, el número de cuenta financiera, el número de tarjeta de débito y el número de tarjeta de crédito en combinación con cualquier código de acceso o seguridad requerido, contraseña o credenciales que permitan el acceso a una cuenta.

Fuentes de Información personal

Recopilamos Información personal de Clientes y Visitantes cuando nos la proporcionan a través de nuestros servicios y sitios.  También podemos recibir información de proveedores externos, incluidas bases de datos públicas, proveedores de datos externos, proveedores de servicios, fuentes de publicidad y afiliados que son subsidiarias de Entrata.

Cómo usamos la Información personal

Utilizamos Información personal para los siguientes fines:

Para proveer los Servicios. Esto incluye lo siguiente:

• Administrar, operar, mantener y proteger nuestros Servicios.
• Monitorear y analizar tendencias, usos y actividades en relación con nuestros Servicios.
• Administrar las cuentas del Cliente.
• Hacer cumplir nuestro Acuerdo maestro de servicios, Términos específicos del producto, Términos de uso y cualesquiera otros Términos y condiciones contractuales que rijan la relación entre usted y Entrata.

Mejorar, adaptar y personalizar nuestros Servicios. Esto incluye lo siguiente:

• Apoyar las operaciones internas de Entrata, incluidas la gestión de relaciones con el cliente (CRM, por sus siglas en inglés) y el soporte técnico al cliente.
• Proporcionar a los Clientes y al Personal del Cliente acceso a nuestra “tienda de aplicaciones”, a fin de permitir que los Clientes habiliten directamente aplicaciones de terceros.
• Llevar a cabo procesos de aprendizaje automático, así como la extracción y carga de datos en repositorios de datos, para garantizar la compatibilidad con el software empresarial, el acceso a datos, las modificaciones y las operaciones de Entrata.

Mercadotecnia. Esto incluye lo siguiente:

• Enviarle correos electrónicos de mercadotecnia con información sobre nuestros Servicios, productos nuevos y otras novedades sobre nuestra empresa.
• Volver a contactar con Clientes potenciales que hayan expresado interés en nuestros Servicios.
• Administrar el acceso de la cuenta a nuestros Servicios con el fin de proporcionar demostraciones o tutoriales de los Servicios a Clientes potenciales.

Comunicación con usted. Esto incluye lo siguiente:

• Proporcionar y mejorar nuestro servicio al cliente.
• Dar seguimiento y respuesta a las consultas, informes, revisiones o correspondencia de los Clientes con respecto a los Servicios.
• Facilitar la comunicación; por lo general, en el contexto de nuestras actividades comerciales.
• Enviar a los Clientes información administrativa, como cambios en nuestros términos, condiciones y políticas.
• Facilitar la funcionalidad de la divulgación en redes sociales que elija utilizar.
• Responder a sus consultas, por ejemplo, cuando nos envía preguntas, sugerencias, felicitaciones o quejas, o cuando solicita más información sobre los Servicios.

Operaciones y propósitos comerciales generales. Esto incluye lo siguiente:

• Procesar y completar transacciones, y enviarle información relacionada, incluidas alertas y notificaciones sobre Servicios adquiridos, confirmaciones de compra y facturas.
• Análisis de datos, por ejemplo, para mejorar la eficiencia de nuestros Servicios.
• Auditorías, a fin de verificar que nuestros procesos internos funcionan según lo previsto y para abordar los requisitos legales, reglamentarios o contractuales.
• Prevención del fraude y monitoreo de la seguridad contra el fraude, por ejemplo, para detectar y prevenir ciberataques o intentos de robo de identidad, o para determinar la solvencia de un posible Cliente.
• Impulsar, mejorar, reparar, mantener o modificar nuestros Servicios actuales.
• Identificar tendencias de uso, por ejemplo, comprender cuáles partes de nuestros Servicios son de mayor interés para los usuarios.
• Operar y expandir las actividades de nuestra organización, por ejemplo, comprendiendo qué partes de nuestros Servicios interesan más a nuestros Clientes para poder centrar nuestras energías en satisfacer sus intereses.
• Contabilidad, mantenimiento de registros, copias de seguridad y fines administrativos.

Uso de Información personal desidentificada.  “Desidentificada” significa información que no puede usarse razonablemente para inferir información sobre un consumidor en particular o vincularse de otro modo con esa persona.  Desidentificamos la Información personal para generar otros datos para nuestro uso, que podemos utilizar y divulgar para cualquier fin, puesto que ya no le identifican a usted ni a ninguna otra persona.  Cuando mantenemos o usamos datos desidentificados, seguiremos haciéndolo de esta manera, es decir, sin identificación, y no intentaremos restablecer la identidad de los datos. 

A quién divulgamos la Información personal

Divulgamos la Información personal que recopilamos a las siguientes partes:

• Afiliados. Podemos divulgar Información personal a cualquiera de nuestras subsidiarias y filiales del grupo corporativo Entrata con el fin de prestar los Servicios. 
• Proveedores de servicio. Podemos divulgar Información personal a nuestros proveedores de servicios que prestan determinados servicios necesarios para el funcionamiento de nuestra empresa (por ejemplo, alojamiento y desarrollo de datos, análisis de datos, gestión de relaciones con los clientes, atención al cliente, pagos, tecnología de la información, mercadotecnia, auditoría y otros servicios), siempre que estos proveedores de servicios hayan suscrito acuerdos legalmente vinculantes con nosotros para proteger la Información personal compartida, limitar su uso, conservación y divulgación de la Información personal, y ayudarnos con nuestros requisitos de cumplimiento.
• Solicitud legal. Podemos divulgar Información personal para cumplir con la ley aplicable y con nuestras obligaciones reglamentarias de monitoreo y presentación de informes (que pueden incluir leyes fuera de su país de residencia), para responder solicitudes de autoridades públicas y gubernamentales (entre ellas, autoridades fuera de su país de residencia), para cooperar con la aplicación de la ley, o por otras razones legales.
• Transferencia comercial. Podemos divulgar Información personal a un tercero en el caso de una fusión, desinversión, reestructuración, reorganización, disolución u otra venta o transferencia de algunos o todos los activos, negocios o acciones de Entrata, ya sea como empresa en funcionamiento o como parte de un proceso de quiebra, liquidación, administración judicial o algún procedimiento similar en el que la Información personal en poder de Entrata se encuentra entre los activos que se transferirán.
• Transferencia mediante una interfaz de programación de aplicaciones. Podemos divulgar Datos del cliente a terceros, si así lo solicitan nuestros Clientes, mediante una interfaz de programación de aplicaciones (API, por sus siglas en inglés). Todas las transferencias hechas a través de una interfaz de programación de aplicaciones se rigen por un acuerdo separado entre Entrata y el tercero que solicita el acceso a dicha interfaz, y todo el uso y procesamiento de datos se rige por los acuerdos de nuestros Clientes con dichos terceros.
• Cumplimiento de nuestros derechos o los de otros. Podemos divulgar Información personal a terceros en la medida en que sea necesario para hacer cumplir o proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, así como los de nuestros afiliados, los suyos o los de otros, incluida la aplicación de nuestro Acuerdo maestro de servicios y cualquier otro acuerdo (como para fines de facturación y cobro, y de prevención de fraude).

Recopilamos el consentimiento para nuestros programas SMS en nombre de nuestros Clientes y, por tanto, el intercambio de dicha suscripción o la información de contacto subyacente solo se realiza por orden de los Clientes. La información recopilada a través de nuestros programas SMS no se comparte con terceros para fines de mercadotecnia.

Niños

No recopilamos a sabiendas Información personal de niños menores de dieciséis años sin la autorización de un titular de responsabilidad parental. Si cree que existe la posibilidad de que hayamos recopilado Información personal de un niño menor de dieciséis años, sea que este la haya proporcionado o que la información le corresponda, envíe un correo electrónico a dataprivacy@entrata.com con el asunto “Información personal de un menor”.

Cómo protegemos su Información personal

Buscamos utilizar medidas organizacionales, técnicas y administrativas razonables para proteger la Información personal dentro de nuestra empresa. Desafortunadamente, no se puede garantizar que ningún sistema de transmisión o almacenamiento de datos sea 100 % seguro. Si tiene motivos para creer que su interacción con nosotros ya no es segura, notifíquenos de inmediato, de conformidad con la sección “Comuníquese con nosotros” que encontrará más adelante.

Cuando recopilemos la información de la tarjeta con la que efectuará los pagos, cumpliremos con todos los Estándares de Seguridad de Datos para la Industria de Tarjetas de Pago (PCI-DSS, por sus siglas en inglés) aplicables.

Conservación de su Información personal

Conservamos la Información personal mientras dure su relación con nosotros y cuando tengamos una necesidad comercial legítima en curso para hacerlo (por ejemplo, para cumplir con los requisitos legales, impositivos o contables aplicables, para hacer cumplir nuestros acuerdos o cumplir con nuestras obligaciones legales).  Los períodos de retención pueden extenderse si estamos obligados a preservar su información personal debido a litigios, investigaciones y otros procedimientos similares, o si la ley aplicable requiere o permite un período de retención más largo.

Opciones con respecto a su información

Le ofrecemos opciones para el uso y la divulgación que hacemos de su Información personal con fines de mercadotecnia. Puede optar por quedar excluido de lo siguiente:

• Recibir nuestros correos electrónicos relacionados con mercadotecnia. Si ya no desea recibir en el futuro nuestros correos electrónicos relacionados con mercadotecnia, puede cancelar esta opción mediante la opción de “unsubscribe” (cancelar la suscripción), que se incluye en cualquiera de dichos correos electrónicos.
• Recibir otras comunicaciones de texto promocionales, como mensajes de texto (SMS, por sus siglas en inglés). Si ya no desea recibir mensajes de texto relacionados con mercadotecnia, puede cancelar la suscripción al responder “STOP” (cancelar) a cualquier mensaje que reciba de nuestra parte.

Mantener actualizada su información

Mantener actualizada su Información personal en nuestros Servicios es su responsabilidad. Puede actualizar su Información personal al iniciar sesión en su cuenta. Si no es posible actualizar su Información personal, puede comunicarse con nosotros según lo establecido en la sección “Comuníquese con nosotros” que encontrará a continuación.

Información adicional para residentes en California y otros estados aplicables

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En esta sección de la Política de privacidad, proporcionamos información complementaria a los residentes de California y otros estados de EE. UU. aplicables sobre nuestra recopilación, uso, divulgación y otros tratamientos de su Información personal.

Esta sección detalla cuáles son las categorías de Información personal que recopilamos y procesamos, así como cuáles divulgamos a terceros para nuestros fines comerciales operativos. Esta Información incluye el período comprendido dentro de los 12 meses anteriores a la fecha de la última actualización de este Aviso de privacidad.

No vendemos Información personal y tampoco compartimos ni procesamos Información personal con fines de publicidad conductual entre contextos, como se define en la ley aplicable. No participamos en dichas actividades durante los 12 meses anteriores a la fecha de la última actualización de esta Política de privacidad. Sin perjuicio de lo anterior, no vendemos ni compartimos la Información personal de menores de 16 años.

Recopilamos y procesamos las siguientes categorías de Información personal. Consulte la sección “Información personal que recopilamos” para obtener detalles adicionales sobre estas categorías.

• Identificadores personales.
  
  • Divulgada a afiliados; proveedores de servicios; patrocinadores de concursos; autoridades legales; otras partes en litigios con fines comerciales operativos.
• Información de registros.
  
  • Divulgada a afiliados; proveedores de servicios; patrocinadores de concursos; autoridades legales; otras partes en litigios con fines comerciales operativos.
• Información de empleo.
  
  • Esta información se divulga a afiliados y proveedores de servicios con fines comerciales operativos.
• Información comercial.
  
  • Divulgada a afiliados; proveedores de servicios; patrocinadores de concursos; autoridades legales; otras partes en litigios con fines comerciales operativos.
• Información de actividad de Internet o red.
  
  • Esta información se divulga a afiliados y proveedores de servicios con fines comerciales operativos.
• Datos de audio.
  
  • Esta información se divulga a afiliados y proveedores de servicios con fines comerciales operativos.
• Inferencias.
  
  • Esta información se divulga a afiliados y proveedores de servicios con fines comerciales operativos.

Sujeto a su consentimiento cuando sea requerido por la ley aplicable, usamos información personal confidencial solo en la medida razonablemente necesaria para realizar o mantener los servicios que solicitó, para realizar servicios en nombre del negocio, como mantener o gestionar cuentas, procesar pagos, proporcionar servicios de análisis o servicios similares, verificar su información, detectar incidentes de seguridad, resistir acciones maliciosas, engañosas, fraudulentas o ilegales y procesar a los responsables de dichas acciones, asegurar la integridad, seguridad y protección de nuestros sistemas, mostrar publicidad de primera parte no personalizada para fines transitorios a corto plazo, asegurar la seguridad física de los clientes y otras personas, verificar o mantener la calidad o seguridad del servicio, mejorar, actualizar o potenciar el servicio, o por otras razones que no requieran una exclusión de este uso según las leyes aplicables.

Solicitudes individuales

Nota importante: Si usted es Residente y el administrador de su propiedad es cliente de Entrata, comuníquese directamente con su administrador de propiedad para revisar sus avisos de privacidad y realizar una solicitud de derechos de privacidad. 

Sujeto a la legislación aplicable, los Clientes, el Personal del Cliente y los Visitantes podrán realizar las siguientes solicitudes:

• Derecho a conocer y acceder a su Información personal. Puede solicitar la Información personal específica que recopilamos sobre usted y conocer:
  • las categorías de Información personal que recopilamos o “compartimos”;
  • las categorías de fuentes de las que recopilamos dicha Información personal;
  • el propósito comercial o empresarial para recopilar o “compartir” dicha Información personal;
  • las categorías de terceros a quienes divulgamos o “compartimos” dicha Información personal.
• Derecho a corregir Información personal. Puede solicitar que corrijamos cualquier información inexacta que tengamos sobre usted. Es posible que le solicitemos que proporcione documentación para respaldar su solicitud.
• Derecho a la eliminación de Información personal. Puede solicitar la eliminación de la Información personal recopilada sobre usted, con algunas excepciones, como que necesitemos la Información personal para lo siguiente:
  • completar una transacción o proporcionar un Servicio que usted solicitó, dar servicio a su cuenta o tomar acciones razonablemente anticipadas dentro del contexto de nuestra relación comercial en curso;
  • detectar incidentes de seguridad, proteger contra actividades maliciosas, engañosas, fraudulentas o ilegales, o procesar a los responsables de dichas actividades;
  • cumplir con una obligación legal; o,
  • de lo contrario, utilizar su Información personal, internamente, de una manera legal que sea compatible con el contexto en el que usted proporcionó la información.
• Derecho a la no discriminación. No lo discriminaremos si ejerce cualquiera de los derechos de privacidad descritos en este Aviso.  

Presentación de una solicitud: si usted es Residente, deberá ponerse en contacto con el Cliente con el que tiene o tuvo una relación directa. Si es usted Cliente, Personal del Cliente o Visitante, envíe un correo electrónico a dataprivacy@entrata.com, complete este formulario o llámenos gratuitamente al 1-877-826-9700. Verificaremos y responderemos a su solicitud de conformidad con la ley aplicable, teniendo en cuenta el tipo y la sensibilidad de la Información personal objeto de la solicitud.  En algunos casos, podemos negarnos a cumplir con su solicitud cuando la ley o el derecho que intenta ejercer no se aplican o cuando se aplica una excepción.  Es posible que necesitemos solicitar una identificación adecuada, según la sensibilidad de la información solicitada, para verificar su identidad y protegerlo contra solicitudes fraudulentas. Los residentes en los estados aplicables de EE. UU. están limitados a dos solicitudes de Información personal por período de doce meses.

Las solicitudes de agentes autorizados pueden enviarse a través de los mismos métodos enumerados anteriormente.  No todos los tipos de solicitudes pueden realizarlas los agentes autorizados en todos los estados.  Podemos solicitar prueba de su condición de agente autorizado o requerir que el consumidor verifique directamente su identidad con nosotros. 

Entrata no divulga Información personal a terceros, excepto a sus subsidiarias de propiedad total, para sus fines directos de mercadotecnia. Los residentes de los estados de EE. UU. que deseen optar por no compartir esta información pueden ponerse en contacto con nosotros de acuerdo con la sección “Comuníquese con nosotros” a continuación. 

Derechos de los residentes con respecto a los datos de los clientes

Como se describió anteriormente, también procesamos Información personal perteneciente a los Residentes enviada por o para un Cliente a nuestros Servicios.  Con este fin, si no se indica lo contrario en este Aviso de privacidad o en una divulgación separada, procesamos dicha Información personal como proveedor de servicios en nombre de nuestros Clientes, quienes son los controladores de la Información personal del Residente.  No somos responsables ni tenemos control sobre las prácticas de privacidad y seguridad de datos de nuestros Clientes, que pueden diferir de las explicadas en este Aviso de privacidad. Si es residente, comuníquese directamente con el administrador de su propiedad si tiene alguna pregunta sobre cómo su administrador de propiedad recopila, almacena o utiliza su Información personal.

Cómo contactarnos

Si tiene alguna pregunta o queja relacionada con nuestras prácticas de recopilación, uso o divulgación de Información personal, no dude en contactarnos al correo electrónico dataprivacy@entrata.com o al número gratuito: 1-877-826-9700. Si es por correo escrito, envíela al siguiente correo electrónico:

Attn: Legal Department [A/A: Departamento Legal]
4205 Chapel Ridge Road
Lehi, UT 84043